Tìm hiểu về Debit note trong xuất nhập khẩu

Debit note là gì trong xuất nhập khẩu? Trong bài viết này, Khánh Hòa logistics sẽ giải thích rõ hơn về vai trò, đặc điểm của debit note và những thông tin cần biết quan trọng về việc xử lý Debit note. Tham khảo ngay nhé!

1. Debit note là gì? 

Debit note là một loại giấy tờ quen thuộc trong giao dịch thương mại quốc tế. Trong tiếng Việt, Debit note được hiểu là “giấy báo nợ”. Đây là một chứng từ thương mại được nhà cung cấp hàng hóa gửi đến đối tác mua hàng. Để thông báo về nghĩa vụ thanh toán các hóa đơn chưa được thanh toán đầy đủ. Debit note cũng có thể được sử dụng để nhắc nhở về các khoản tiền sắp đến hạn hoặc cung cấp thông tin liên quan đến hóa đơn thanh toán sắp tới.

Tóm lại, Debit note được hiểu là giấy báo nợ. Không chỉ có chức năng thông báo nghĩa vụ thanh toán mà còn còn được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Tùy thuộc vào từng tình huống, doanh nghiệp khi lập Debit note phải cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả giao dịch tốt nhất

2. Đặc điểm của debit note 

Debit note, trong giao dịch thương mại giữa các doanh nghiệp, có những đặc điểm quan trọng sau:

• Gia hạn tín dụng. Debit note thường được sử dụng để gia hạn tín dụng trong các giao dịch thương mại.
• Xác thực hoa hồng. Debit note đóng vai trò là chứng từ xác nhận tỷ lệ hoa hồng mà công ty phải trả cho đại lý. Bản gốc được giữ bởi công ty và bản sao được cung cấp cho khách hàng.
• Nghiệm thu tiền. Sau khi hàng hóa cập bến, ngân hàng sẽ sử dụng giá trị ghi trên debit note để xác định số tiền thu nợ.
• Yêu cầu thanh toán. Thông thường, debit note được trình bày dưới dạng thư, bên trong đó chứa yêu cầu bên mua thanh toán tiền hàng và thúc đẩy việc thanh toán nhanh chóng.

3. Các hình thức của debit note 

Debit note có thể tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau, nhưng hai hình thức phổ biến nhất là bưu thiếp và biên lai vận chuyển.

• Debit note dạng bưu thiếp là một cách để thông báo cho bên mua về các khoản nợ sắp tới. Đây là lựa chọn khi bên bán chưa chắc chắn rằng hóa đơn gốc đã được phát hành hay chưa. Nội dung bao gồm: thông tin tài khoản để nhận thanh toán, thông tin liên hệ và hướng dẫn cụ thể về quy trình thanh toán,…
• Debit note dạng biên lai vận chuyển được gửi đến bên mua sau khi họ đã nhận được hàng. Nhưng chỉ thanh toán một phần tiền. Trong trường hợp này, debit note có thể thay thế cho hóa đơn và cho phép người mua yêu cầu trả lại hàng nếu chất lượng hàng hóa không đảm bảo.

4. Những điều kiện để đề xuất giấy báo nợ 

Trong quá trình làm thủ tục hải quan, đại lý phải chọn debit note trong phần “HBL details add”. Đồng thời, kế toán của doanh nghiệp cần bổ sung thông tin này vào các khoản thu khác trong báo cáo tài chính.

Sau khi chuẩn bị chứng từ dưới định dạng file doc, kế toán gửi email cho đại lý để tiến hành các thủ tục vận chuyển hàng hóa.

Việc sử dụng Debit Note có bắt buộc không?

Debit note không phải là một giấy tờ bắt buộc. Vì có nhiều công ty không lựa chọn gửi giấy báo nợ cho khách hàng. Người bán chỉ xem Debit note là một quy trình kinh doanh thông thường và tuân thủ theo quy trình nội bộ hoặc có thể không sử dụng nó.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, người mua cũng có thể yêu cầu chứng từ liên quan đến thông tin báo nợ để đáp ứng nhu cầu lưu trữ nội bộ của họ.

5. Ý nghĩa của debit note 

Debit note, hay còn gọi là debit meno, là một dạng hóa đơn được sử dụng để điều chỉnh giá trị trong mô hình B2B. Nhà cung cấp sẽ phát hành debit note trong hai tình huống sau:

• Khi hóa đơn thuế gốc đã được phát hành. Nhưng giá trị thuế trong hóa đơn đó thấp hơn giá trị thuế thực tế.
• Khi hóa đơn thuế gốc đã được phát hành. Nhưng giá trị tính thuế trong hóa đơn lại thấp hơn số tiền thuế thực tế cần phải nộp

Debit note được sử dụng để trao đổi thông tin liên quan đến thanh toán trong các giao dịch doanh nghiệp, hoặc nhắc nhở về các khoản tiền sắp đến hạn thanh toán.

Xem thêm:

Dịch vụ nhập hàng từ Mỹ về Việt Nam nhanh chóng và tiết kiệm tại Khánh Hòa Logistics

Sơ Lược Quy Trình Thông Quan Hàng Hóa